Empezamos el año y una de las actividades que más se observa es la convocatoria a reuniones para un sin fin de propósitos, algunos muy necesarios y otros con clara alusión a lo mencionado por Peter Druker quien señaló que las reuniones pueden ser concesiones hechas a una mala organización. ¿Usted qué piensa? Para ayudar en su reflexión le presento los siguientes datos:
En nuestras investigaciones con empresas medianas y grandes, no sector informal, ni pequeña empresa; el promedio que un ejecutivo debe dedicar a reuniones en un mes es de 20 horas, de las cuales evalúa que el 50% de las mismas no representó un valor agregado a él y/o a su departamento o sesión de trabajo.
Es importante señor empresario o gerente que revise si la reunión da los resultados esperados. Acérquese a su gente y verifique los impactos de las mismas, los datos expresados aquí podrán ser comprobados por usted, tenemos algunos ejecutivos emocionales que les hace falta la reunión, otros tienen intensión de actualizar el chisme o protagonismo, pero si valora los datos puede repensar este culto, no deje que la “reunionitis” se convierta en un estilo de vida organizacional.
Partamos del hecho que son 20 horas promedio que dedica una colaborador a estos encuentros, si en su empresa hay 40 ejecutivos que deben incorporar en sus agendas reuniones, usted tiene 800 horas año dedicadas a dicho accidente, y permítame que le llame así, cuando una organización pierde sus recursos de tal forma, muy probablemente piense que es un accidente, pero usted lo puede clasificar como lo que es: un despilfarro.
La razón, muy sencilla, si el 50% de los ejecutivos valoran que la “reunionitis” no aporta y lo que hace es quitarle tiempo valioso, la empresa ha perdido la mitad de las mismas, en el ejemplo que manejamos serían 400 horas perdidas, más todos los recursos invertidos para hacerlas realidad. Puede sacar una cifra tentativa para entender lo preocupante que es seguir con estas practicas.
Si quiere tener un aproximado de lo que cuestan esas 400 horas año, aplique el promedio de salario de cada ejecutivo y usted tendrá una cifra para repensar la política de las reuniones. Si cada ejecutivo conoce y se compromete con sus responsabilidades, podríamos tener una organización más efectiva, con menos reuniones y mayores resultados.
Ahora fortalezcamos ese 50% de reuniones necesarias para lo cual deberíamos: disponer de un objetivo concreto y una agenda enviada antes de la sesión, tiempo de inicio y finalización, nuestra experiencia dice 45 minutos, pero no más de dos horas, establezca un moderador. La sesiones más efectivas son las que tienen el mínimo posible de asistentes, sin distractores (Teléfonos, chat, interrupciones) y finalmente seguimiento.
